Als Tourismus PR Agentur Pressereisen optimal umsetzen

Teil 2. Wenn wir unseren Worten Taten folgen lassen, dankt es unser Gegenüber mit Vertrauen. Als Tourismus PR Agentur Pressereisen optimal umsetzen. Im nächsten Schritt auf dem Weg zu einer gelungenen Pressereise, geht es genau darum. Nach der gemeisterten Vorplanungsphase und der erfolgreichen Einladung, steht euch die Königsdisziplin bevor. Nämlich die Reise so durchzuführen, dass ihr die Erwartungen, die ihr mit eurem Reiseziel und dem tollen Programm bei den TeilnehmerInnen geweckt habt, vor Ort erfüllt.

Mit der Pressereise habt ihr die großartige Chance den mitreisenden JournalistInnen, BloggerInnen und InfluencerInnen die Vorzüge und Besonderheiten eurer Destination und eures Hotels näher zu bringen. Das gut vorbereitete und durchdachte Programm der Reise ist ein wichtiger Schritt dazu. Für den Erfolg der Reise entscheidend ist in erster Linie jedoch die Art und Weise, wie ihr diese Vorplanungen vor Ort umsetzt. Ob ihr euer Konzept sowohl organisatorisch als auch menschlich an die Bedürfnisse der TeilnehmerInnen angepasst habt. Wir haben ein paar Tipps für euch ausgearbeitet, die euch helfen können, die Bedingungen vor Ort optimal zu gestalten.

Als Tourismus PR Agentur Pressereisen optimal umsetzen

Eure Pressereise an den schönsten Ort der Welt startet mit einer bunt zusammengewürfelten Gruppe aus Menschen, die sich zumeist vorher noch nie begegnet sind und gemeinsam einen Ort besuchen, der den meisten bis dahin ebenso unbekannt ist. Es ist hilfreich, wenn ihr euch bewusst macht, dass dieses Setting auch zu Unsicherheiten bei einzelnen TeilnehmerInnen führen kann. Eure Aufgabe ist es also, das Kennenlernen zwischen allen zu erleichtern und eine gute Grundstimmung in der Gruppe zu erzeugen. Ein Patentrezept dafür gibt es sicherlich nicht. Von Kennenlern-Spielen, wie sie in einigen Ratgebern zu finden sind, würde ich in diesem Kontext eher abraten. Eine zwanglose Begrüßung aller TeilnehmerInnen und die Vorstellung der eigenen Person ist ein guter Einstieg. Danach kann es eine gute Option sein, die TeilnehmerInnen zu fragen, ob jeder sich kurz vorstellen möchte und sich alle für die nächsten Tage das „Du“ anbieten wollen.

Immer die Gruppendynamik im Blick

Wo Menschen mit ihren unterschiedlichen Persönlichkeiten und Bedürfnissen aufeinander treffen, können Reibungen entstehen. Als ReisebegleiterIn liegt es in eurer Verantwortung, sowohl die Gruppe als Ganzes, als auch die einzelnen TeilnehmerInnen im Blick zu behalten und etwaigen Spannungen entgegen zu wirken. Ein offenes Ohr und ein wertschätzender Blick für die Individuen, gibt euren TeilnehmerInnen das Gefühl, in ihrer Persönlichkeit wahr- und angenommen zu werden. Diese Zufriedenheit unterstützt wiederum euren Einsatz für eine positive Gruppendynamik.

Auf die Grundbedürfnisse achten

Ganz entscheidend für die Zufriedenheit aller ist auch, wie bei der Pressereise mit Grundbedürfnissen umgegangen wird. Jeder Mensch braucht mal eine Pause, möchte essen, trinken und schlafen. Bei einer Pressereise darf das alles nicht zu kurz kommen. Wenn sich trotz guter Vorplanung spontan vor Ort Änderungen ergeben, solltet ihr das immer im Hinterkopf behalten und genügend Zeit für Pausen und Mahlzeiten einplanen. Damit schafft ihr eine Atmosphäre, in der sich alle wohlfühlen und die Stimmung entsprechend gut ist.

Während der Pressereise bekommen die TeilnehmerInnen innerhalb kurzer Zeit viele neue Eindrücke und neues Wissen über das Reiseziel vermittelt. Schließlich ist das Zeitfenster der Pressereise und somit auch die Zeit für die Darstellung eurer Themen begrenzt und ihr möchtet möglichst viel vermitteln. Einen nachhaltigen Effekt hat dies aber nur, wenn ihr es schafft, die Inhalte so zu vermitteln, dass sie bei den TeilnehmerInnen im Gedächtnis bleiben. Da sowohl die Aufnahme als auch die Verarbeitung von neuem Wissen bei jedem unterschiedlich abläuft, ist es sinnvoll, den Wissenstransfer möglichst abwechslungsreich zu gestalten. Neben der reinen Präsentation von Informationen, können spezifische Kenntnisse auch dadurch erworben werden, dass die TeilnehmerInnen selbst aktiv werden.

Individuelle Ansprüche meistern

Die individuellen Ansprüche eurer TeilnehmerInnen sind ein Aspekt dem ihr als ReisebegleiterIn unbedingt eure Aufmerksamkeit widmen solltet, da er elementar für die spätere Berichterstattung ist. Welche unterschiedlichen Ansprüche die TeilnehmerInnen haben, hängt unmittelbar mit dem Medium zusammen, für das sie aktiv sind. InfluencerInnen oder TV- und Radio-JournalistInnen beispielsweise, brauchen bei einzelnen Programmpunkten eventuell mehr Zeit für Ihre unterschiedlichen Video- und Audioaufnahmen. Print-JournalistInnen möchten gegebenenfalls noch detailliertere Informationen zu einzelnen Themenbereichen haben. Alle TeilnehmerInnen sind mit einem gewissen Auftrag vor Ort und haben sich beispielsweise ihrer Redaktion gegenüber verpflichtet, das bestmögliche aus dieser Reise herauszuholen. Wenn die Gegebenheiten vor Ort nicht zu dieser Erwartungshaltung passen, kann bei den TeilnehmerInnen verständlicherweise Stress und Unmut entstehen. Deshalb ist es sehr wichtig, dass ihr gut vorbereitet seid und euch bemüht, alle TeilnehmerInnen zufriedenzustellen.

Kein Abschied ohne Resümee

Ihr habt alles gut gemeistert und eure Reise steht kurz vor dem Ende. Viele gemeinsame Aktivitäten und Erlebnisse liegen hinter der Gruppe und nun rückt der Abschied voneinander näher. Bevor alle die Heimreise antreten, könnt ihr den TeilnehmerInnen noch einmal die Möglichkeit geben, ein persönliches Resümee zu ziehen und sich bei der Gruppe zu verabschieden. So findet die Pressereise einen schönen, runden Abschluss und ihr bekommt ein direktes Feedback, das für die Planung von künftigen Reisen hilfreich sein kann.

Bevor ihr euch zufrieden zurücklehnt und euch auf die Berichterstattungen zur Reise freut, geht noch einmal in euch: Welche Erfahrungen habt ihr aus dem ganzen Prozess rund um die Vorbereitungen und die Durchführung der Reise mitgenommen? Was möchtet ihr genau so beibehalten und an welchen Stellschrauben könnt ihr in Zukunft noch drehen? Aus jedem Fazit könnt ihr etwas für die Zukunft lernen und werdet angeregt, immer neue Ideen zu entwickeln.

Eure, Sandra

PS: Teil 1 unseres Dossiers für erfolgreiche Pressereisen findet sich unter https://rsps.de/blog/als-tourismus-pr-agentur-pressereisen-erfolgreich-gestalten/

Und weitere Informationen über RSPS unter www.rsps.de