Das lohnt sich auch für Planungsmuffel. Denn wer gut vorbereitet ist, kann auch Krisen besser bewältigen. Der Tourismus ist die klassische Querschnittsbranche. Und so ist es kein Wunder, dass Tourismus-PR und Kommunikation im Querschnitt allen Handelns einer Destination oder eines Hotels stehen.

Und während wir früher noch gemütlich unsere Pressemitteilungen durch das Fax geschoben haben – wobei sich sicher nur noch wenige an diese praktische Übung erinnern können –, sehen wir uns heute weit komplexeren Kommunikationsaufgaben gegenüber:

Der grundlegende Aufbau der Tourismus-PR-Abteilung mit allen Anpassungen an die prosperierende Zeit, Pressearbeit mit seiner aktuellen Spezialisierung nach Fachmedien, interne Kommunikation mit hohem Abstimmungsbedarf, Social Media neuerdings auch gegebenenfalls samt der Taktik für Tik Tok und Podcasts, Abstimmung mit der Geschäftsleitung und dem Marketing, Newsletter erstellen, Krisen bewältigen, Kommunikation mit Anbietern, der globale Blick und vieles mehr.

Das Gute daran ist: Es wird nicht langweilig; die Herausforderung daran ist: die gute Planung im Überblick aller To-do’s. Damit dies noch besser gelingen kann, haben wir einen möglichen Leitfaden erarbeitet. So kommt das Jahr perfekt auf Kurs und die Botschaften kommen zielgenau bei allen Adressaten an.

Wozu planen? Fragen Sie sich das auch?

Deshalb kommen hier neun ultimative Gründe, auch für Planungsmuffel:

– Jederzeit voller Überblick über alle Aufgaben. Wer gut vorbereitet ist, liefert vollständige Arbeit ab und entstresst sich selbst und alle Abläufe.

– Zulieferungen wie Texte oder Anzeigen, intern wie extern, können frühzeitig und vor allem rechtzeitig beauftragt werden.

– Bessere Gewichtung. Bei der Menge an Aufgaben ist leichter zu bewerten: Was ist dringlich und was ist wichtig? Was kann durchlaufen und wo braucht es intensivere Betreuung.

– Mehr Freiraum für Kreativität. Zum Beispiel für die strategische Ausrichtung und die Entwicklung von Kommunikationsbotschaften.

– Einmal aufgestellt, hält. Es muss nicht jedes Jahr komplett neu geplant werden.

– Besseres Controlling. Was lief gut und was lief weniger gut? Und warum?

– Optimaler Quernutzen. Was im Plan verortet wird, kann auch gleich weiteren Relevanzen zugeordnet werden, zum Beispiel dem Rechenschaftsbericht für den Aufsichtsrat. Oder bei einer Kampagne die dazugehörigen weiteren Maßnahmen wie Pressemitteilungen, Anzeigen oder Posts.

– Die Arbeit kann sich sehen lassen. Kommt die Anfrage: Was macht ihr eigentlich den ganzen Tag? Bitte schön, hier steht es schwarz auf weiß.

– Krisenfest. Kommt eine Krise auf, ist auf einen Blick zu erkennen, auf welche meiner Gewerke diese Einfluss nehmen wird.

Doch wie plane ich nun konkret? Hier kommt eine Möglichkeit. Dabei gilt: Der Plan ist nicht das Maß der Dinge, doch fördert er den maßvollen Umgang mit ihnen sehr gut. Und jeder plant anders, und das ist auch gut so.

Schritt 1)
Sammlung aller Themen und Ereignisse

Bei dieser Sammlung geht es zum einen um alles, was aktiv stattfinden soll, wie zum Beispiel Veranstaltungen, Aktionen, Kampagnen, Angebote, weitere Marketingideen, gegebenenfalls Messen, virtuelle Meetings, neue Homepage, Innovationsworkshops, Rechenschaftsbericht und vieles mehr.

Schritt 2)
Listung aller Betroffenen

Von Tourismus-PR-Maßnahmen sind meist viele betroffen. Deshalb ist es notwendig, alle relevanten Personen oder Institutionen mit einzubeziehen. Dies können sein: externe Dienstleister wie Agenturen, an einem Programm beteiligte wie zum Beispiel Stadtführer, die Anbieter von touristisch relevanten Dienstleistungen, der Handel und die Gastronomie, Hotelpartner, Blogger, Journalisten, Influencer, Aufsichtsrat, andere Abteilungen (Marketing, Produkt), Geschäftsleitung und viele mehr.

Schritt 3)
Welche Tools kommen zum Einsatz?

Nun kommen noch alle PR-Tools, die wir in der Tourismus-PR nutzen: Pressereisen, Pressearbeit nach Zielgruppen, Themen und Jahreszeiten, Social Media in all seinen Facetten und Kanälen und Anzeigen, Newsletter, Messen, Blogs, Podcasts, Anzeigen in Radio, TV- und Radio-Spots, Texte, Fotos und vieles mehr.

Schritt 4)
Die konkrete Planung: Tag, Monat, Jahr

Ist alles zusammengetragen, kommt die Krönung des Ganzen: das Planen.
Das ist wie das Schmücken des Tannenbaumes, oder wie Backen, wenn alle Zutaten auf dem Tisch liegen. Dabei ist zu beachten: Wer zu lax plant, dem gehen Details verloren – und wer zu akribisch plant, verliert vielleicht die Lust, damit zu arbeiten.
Wie immer gilt es die Mitte zu finden.

In den meisten Fällen ist es notwendig, mehrere Pläne anzufertigen. Einen für die Aktionen und Veranstaltungen und weitere für Social Media und Pressearbeit oder einen Mediaplan. Hierbei ist es gut, immer auf eine Vernetzung zu achten. Dabei können auch Software-Tools oder Apps helfen, wie zum Beispiel Trello, Slack, Microsoft Planner, Smartsheet, ein einfach Kalender oder eine Excel-Tabelle.

Der Jahresplan ist der Masterplan, nicht nur in der Tourismus-PR. Von hier aus lässt sich die langfristige Sicht steuern. Wer zum Beispiel einen großen Weihnachtsmarkt betreuen darf, wird sich sicher schon ab Mitte des Jahres damit auseinandersetzen.

Im Monatsplan oder Quartalsplan haben auch Personaleinsatz, Gewichtung, Abgabetermine und konkrete Auftragsvergaben ihren Raum. Im Wochenplan und Tagesplan geht es um das Controlling und die Abarbeitung der konkreten Aufgaben, die zu erledigen sind.

Hierbei ist darauf zu achten, dass alle Aufgaben konkret vergeben werden: „Das macht nicht das Social-Media-Team, besser das macht Herr Müller aus dem Social-Media-Team, bitte bis zum …“ Außerdem ist es gut festzulegen, bis wann Arbeiten abzuliefern sind, damit Frühaufsteher und Auf-den-letzten-Drücker-Talente gut koordiniert werden.

Und nun noch einige wertvolle Hinweise zum Schluss:

– Immer wieder in den Plan schauen und weiterentwickeln.
– Flexibilität einplanen, denn es kommt oft anders als man denkt.
– Bei zu wenig Personal hilft der beste Plan nichts.
– Delegieren: Nicht jede Persönlichkeit ist für das Planen geboren.
– Fokus wechseln: vom Adler-Überblick bis zum Nestbau.
– Im Team planen bringt eine andere Rundumsicht, Akzeptanz und frische Impulse.
– Leicht verständlich planen.

Nun wünschen wir viel Freude beim Planen und ruhig auch mal beim „Verplanen“ im Sinne eines „Durcheinanders“ mit Mut zur Lücke, ohne Hang zur Perfektion und doch immer für den besten Durchblick für sich und alle Beteiligten.