Erfolgreiche Pressereisen in Tourismus und Hotellerie. Von Johanna Soika.

Die klassische Pressearbeit ist ein weites Feld und bietet eine Menge Möglichkeiten der Gestaltung. Ein wichtiger Teil davon ist die Planung und Umsetzung von Pressereisen, denn sie ermöglichen es, ein Hotels oder einer Destination vor Ort hautnah zu erleben und Markeninhalte aus erster Hand zu transportieren. So können Journalisten selber erfahren und bewerten, was die Destination auszeichnet, können authentisch für ihre Leserinnen und Leser berichten, wissen welche Orte und Geheimtipps es zu entdecken gibt, und warum der nächste Urlaub unbedingt dorthin gehen sollte.

Wir bei RSPS setzen für unsere Kunden in großem Maße auf die Durchführung von Pressereisen. In diesem Blog-Beitrag wollen wir nun zusammenfassen, auf was es bei der Gestaltung ankommt.

Keine Raketenwissenschaft

Die erfolgreiche Umsetzung einer Pressereise braucht kein Geheimrezept, sondern eine durchdachte Planung in allen Bereichen. Dabei ist es keine Raketenwissenschaft, den perfekten Thementransfer zu arrangieren sowie relevante Journalisten als Teilnehmer zu gewinnen. Das klingt auf den ersten Blick überschaubar und ist unter dem Motto „Gut geplant ist halb gereist“ auch sehr gut realisierbar. Dennoch gilt: Auch alles, was einfach ist, will konsequent umgesetzt werden, damit es erfolgreich wird.

Zielführende Fragen

Bevor es an die Durchführung einer Pressereise geht, steht die Planung an erster Stelle. Einige Leitfragen helfen hierbei einer Struktur zu folgen und das Ziel stets vor Augen zu haben:

  • Wie ist der unabdingbare rote Faden der Geschichte?
  • Was möchte der Kunde mit der Pressereise erreichen?
  • Welche Highlights eignen sich wirklich für das Programm?
  • Wann ist der passende Zeitpunkt für die Pressereise?
  • Wie viele Medienpartner sollen bzw. können dabei sein?
  • Und wie begeistere ich die Medienpartner für die Reise?

Roter Faden oder 14 Kirchen in 2 Tagen?

Jede Pressereise verlangt natürlich nach ihrem eigenen Roten Faden, ihrem Elixier. Das ist das A und O einer Pressereise. Nichts ist schlimmer als diffuse Dauerbeschallung, denn 14 Kirchen in 2 Tagen will und braucht keiner mehr. Damit die Mischung gelingt, spielen verschiedene Parameter eine Rolle. Vieles orientiert sich an dem, was sich der Kunde vorstellt und wünscht, einiges an dem Wo und Wann und ein nicht zu unterschätzender Part an dem Wie.

Planung und Programm

Steht der rote Faden, ist das die halbe Miete. Das Programm, das auf der Presssreise geboten wird, gehört zu den wichtigsten Faktoren um Erfolg zu haben. Es geht darum Besonderheiten und außergewöhnliche Merkmale einer Region hervorzuheben – immer entlang des roten Fadens. Läuft dieser also unter dem Thema „Verborgene Handwerkskunst am Bodensee“, ist es bestimmt interessant den Weber zu besuchen, der seine Tücher noch auf einem alten Webstuhl herstellt oder die Schuhmacherin, die noch alles von Hand näht. Spannend für die Journalisten ist auch immer ein Experte, der etwas aus erster Hand erzählen kann.

Ebenso ist das Timing von Bedeutung. Die Teilnehmer wollen weder Hektik, weil die Programmpunkte zu dicht aufeinander gepackt sind, noch zu viel Freizeit, in der sie sich unter Umständen „verloren“ vorkommen. Lieber mittendrin, statt nur dabei: Denn Pressereisen in Tourismus und Hotellerie, bei denen die Teilnehmer aktiv eingebunden sind, bleiben viel eher in Erinnerung. Ist es möglich, beim Scheren der Schafe zu assistieren? Oder beim Joghurt rühren mitzuhelfen? Und beim Bergpanorama-Barbecue selber am Grill zu stehen? Eben all das, was gezeigt wird, auch selbst zu erleben. Die Ausarbeitung des Programms erfordert neben interessanten Unternehmungen also auch ein bisschen taktisches Denken.

Journalisten und Medien einladen

Steht das Programm und ist es ausgearbeitet, geht es daran, die Journalisten anzusprechen und einzuladen. Zuvor macht es Sinn, sich Gedanken zu machen, welche Medien die Zielgruppe sind und welche zur Reise passen könnten. Dass das Gesundheitsmagazin mit auf eine Motorradausfahrt kommt, ist eher unwahrscheinlich. Wer vorher schon sortiert, spart sich später Arbeit.

Das Ansprechen der Medienpartner ist hier durchaus wörtlich gemeint. Der Griff zum Telefon, um die Pressereise in der Redaktion vorzustellen und dafür zu begeistern, lohnt sich meist. Und falls am Hörer gleich die Absage kommt, hat auch das einen Mehrwert. Bei terminlichen Engpässen lässt sich nichts machen, sollte die Reise jedoch thematisch nicht passen, ergibt sich sogleich die Möglichkeit nachzuhören, was eher von Interesse wäre. Nach dem Gespräch geht es ans E-Mail versenden. Kurz den Termin und das Thema nochmals nennen, das Programm anhängen und sich auf das Telefonat beziehen.

Wenn einer eine Reise tut

Stehen die Teilnehmer der Pressereise fest, gibt es einige weitere organisatorische Dinge zu erledigen. Wer reist wie an und von wo? Was eignet sich am besten als Treffpunkt? Wichtig ist nun, nicht nur mit dem Kunden stetig in Kontakt zu stehen, sondern für die Reisenden als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen. Je besser der Informationsfluss, desto besser die Organisation und desto weniger Probleme. Wichtig sind übrigens auch vermeintliche Kleinigkeiten: Hat jemand eine Allergie? Ist jemand motorisch eingeschränkt? Wie organisieren wir die An- und Abreise und Transfers? Alles, was zuvor abgeklärt werden kann, erleichtert die Durchführung der Reise.

Zwischen Feel-good-Manager und Programmdirektor

Zuletzt steht natürlich auch die Pressereise selbst im Mittelpunkt. Das Wetter lässt sich nicht beeinflussen, wohl aber Stimmung, der Umgang miteinander und Erlebnisse, die in Erinnerung bleiben. Bei den von uns organisierten Pressereisen ist immer auch jemand von RSPS dabei. Treffen die Teilnehmer vor Ort zum ersten Mal aufeinander, handelt es sich praktisch um eine „Blind Date“. Für ein homogenes Gruppengefüge ist es wichtig, jemanden als Ansprechpartner dabei zu haben, der nicht nur die „Zusammenführung“ vornimmt, sondern auch ein gutes Gefühl vermittelt und sachte durchs Programm führt. Denn sind Stimmung und Miteinander gut, ergeben sich tolle Gespräche und ein gemeinsames Erlebnis, das gut in Erinnerung bleibt.

Unser Fazit

Pressereisen in Tourismus und Hotellerie sind also bei durchdachter Planung und mit rotem Faden echt einfach. Zielführende Fragen und gute Kommunikation helfen, das Ziel stets vor Augen zu haben. Beim Einladen der Medienpartner kommt es vor allem darauf an, mit den Programm-Highlights „Lust auf mehr“ zu machen. Denn Vorfreude ist bekanntlich die schönste Freude. Und glückliche Teilnehmer erzählen ihre Erfahrungen gerne weiter – von einer erfolgreichen Pressereise und einer Destination, die jeden Besuch wert ist. Weitere Infos gerne unter www.rsps.de